УВЕДОМЛЕНИЕ ОТНОСНО ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ ОТ
„ДЮРА-ТАЙЛС БГ“АД:
За ДЮРА-ТАЙЛС БГ АД, защитата на личната информация е от голямо значение и компанията посвещава много усилия, за да осигури тази защита.
В много случаи фирмата взаимодейства с други дружества („Контрагенти “), които не действат сами, а чрез своите служители, представители или други лица, които имат правото или задължението да ги представляват или обвързват, както и да изпълняват техни задължения.
Това уведомление обяснява как ДЮРА-ТАЙЛС БГ АД обработва лична информация, която идентифицира или чрез която може да се идентифицират физически лица („Лични данни “), представляващи или действащи от името на юридически лица, с които ДЮРА-ТАЙЛС БГ АД има отношения по повод получаване и изпълнение на поръчки/а за закупуване на продукти (стоки и услуги) на това дружество или по повод сключване и изпълнение на договор/и за продажба/ услуга.
- Кой обработва Личните данни?
ДЮРА-ТАЙЛС БГ АД, с което сте или сте били в търговски взаимоотношения;
с ЕИК 203896665, със седалище и адрес на управление в гр. Нови Пазар, бул. Цар Освободите № 43, имейл за контакт: info@duratiles.bg;
Горе посоченото дружество обработва Личните данни като администратор на лични данни и определя целите и средствата за обработване на Личните данни.
От тук насетне в настоящото уведомление това дружество ще бъде наричано като „ДЮРА-ТАЙЛС “.
- Кои са лицата, чиито Лични данни обработваме?
За сключване и изпълнение на договор/ поръчка, ДЮРА-ТАЙЛС обработва Лични данни за поне едно от следните лица (всяко едно от тези лица се нарича по-долу „Лицето “):
- Законен представител на Контрагента;
- Представител по пълномощно на Контрагента;
- Лице за контакт с Контрагента, изрично посочено като такова в договора или по друг начин от Контрагента; и/или
- Служител на Контрагента, чиито служебни задължения са свързани или необходими за изпълнението на договора/ поръчката.
- Какви лични данни обработваме?
Във връзка с поръчки и договори за продажба на свои продукти ДЮРА-ТАЙЛС обработва следните групи Лични данни на Лицето:
- Идентификационни данни;
- Данни за контакт;
- Данни относно правата на Лицето спрямо Контрагента (длъжност; договор за възлагане; друго).
Предвид различното качество на Лицето спрямо Контрагента и връзката му с поръчката/ договора, ДЮРА-ТАЙЛС може да обработва различна част от посочените Лични данни на Лицето за различни цели. Това е така, защото всяко Лице има различна функция за Контрагента или договора. Например, законните представители са тези, които имат правото да обвързват Контрагента по закон и за да установи дали един договор е надлежно сключен, ДЮРА-ТАЙЛС трябва да провери дали лицето, подписало договора има правомощията да обвърже Контрагента. Законните представители или други служители на Контрагента може да са и лица за контакт и ДЮРА-ТАЙЛС трябва да съхранява техните данни, за да може да влезе в контакт с Контрагента. Някои от гореописаните групи Лични данни ДЮРА-ТАЙЛС събира лично от Лицето или получава от Контрагента, докато други ДЮРА-ТАЙЛС събира независимо от публично достъпните регистри и източници на информация (напр. от Търговския регистър към Агенция по вписванията).
- За какви цели обработваме Личните данни?
ДЮРА-ТАЙЛС обработва Личните данни на Лицето във връзка с поръчка/ договор за закупуване на негови продукти (стоки и услуги). Конкретните цели, за които обработваме Лични данни на Лицето, включват:
- Сключване и изпълнение на договора/ поръчката;
- Отразяване на сделката/ите в търговските книги на дружеството за целите на счетоводното отчитане съгласно законодателството на ЕС и националното българско законодателство;
- Извършване на плащания по договора/поръчката и предоставяне на обезпечения;
- Транспорт и застраховане на товара, ако се изисква от договора/ поръчката;
- Вътрегрупово докладване и анализ на дейността;
- Независим одит на годишните финансови отчети на дружеството от регистриран одитор;
- Допускане до обекти на ДЮРА-ТАЙЛС, ако се налага за сключването или изпълнението на договора/ поръчката.
- На какво правно основание обработваме Личните данни?
ДЮРА-ТАЙЛС обработва Личните данни на Лицето на поне едно от следните правни основания:
- Обработването е необходимо за сключването и изпълнението на поръчката/ договора, по който Лицето е страна;
- Обработването е необходимо за спазването на законови задължения, които се прилагат спрямо ДЮРА-ТАЙЛС. Например за издаването на фактура, законодателството изисква посочването на определени лични данни на представляващите страните по договора/ поръчката;
- Обработването е необходимо за защитата на легитимни интереси на ДЮРА-ТАЙЛС (освен ако пред тези интереси на ДЮРА-ТАЙЛС следва да се предпочетат правата и свободите или интересите на Лицето, като субект на Личните данни).
- Как съхраняваме и обработваме Личните данни?
ДЮРА-ТАЙЛС съхранява Личните данни за Лицето в електронна форма и на хартия. Освен това, ДЮРА-ТАЙЛС поддържа бази данни с Личните данни на Лицето в различни софтуерни приложения, които ползва за управление на документооборота. ДЮРА-ТАЙЛС съхранява и обработва Личните данни на Лицето в защитена среда. Достъп до Личните данни, които обработва ДЮРА-ТАЙЛС, имат само тези служители на ДЮРА-ТАЙЛС, които имат нужда от такъв достъп за постигане на гореописаните цели или за които законът изисква това. Тези лица включват ограничен брой служители от отдел „Финансово-счетоводен“ и ограничен брой служители от Търговски отдел, отдел Износ и отдел Маркетинг според предмета на конкретния договор/ поръчка. Обработването на Лични данни може да включва една или повече от следните дейности: събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, използване, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване. ДЮРА-ТАЙЛС разполага и поддържа режим за защита на Личните данни, който осигурява ефективната и сигурна обработка на Личните данни на Лицето.
- За какъв срок съхраняваме Личните данни?
ДЮРА-ТАЙЛС съхранява Личните данни на Лицето, докато договорът/ поръчката има действие и за още 11 (единадесет) години след прекратяването му с оглед изискванията на счетоводното законодателство.
- С кого споделяме Личните данни? Предоставяме ли ги в трети страни?
ДЮРА-ТАЙЛС не споделя Лични данни на Лицето с други дружества и никакви администратори нямат достъп до Личните данни на Лицето, освен ако не разполагат с това право по закон (напр. НАП, съдебни изпълнители и др.).
- Възможно ли е допълнително разкриване на Личните данни?
Личните данни могат да бъдат разкрити от ДЮРА-ТАЙЛС, при условие че това е позволено от закона, във връзка с корпоративно преструктуриране, продажба, прехвърляне на активи, вливане, сливане или друга форма на преобразуване или друга форма на промяна в корпоративната или финансовата структура на ДЮРА-ТАЙЛС или свързаните с него юридически лица. Лични данни на Лицето могат да бъдат разкрити и за да се изпълни договора/ поръчката, например на транспортни фирми, застрахователни компании, банкови и финансови институции според случая. Лични данни на Лицето могат да бъдат разкрити и за да се защитят жизненоважни интереси на Лицето, легитимни интереси на ДЮРА-ТАЙЛС (освен ако пред тези интереси на ДЮРА-ТАЙЛС следва да се предпочетат правата и свободите или интересите на Лицето, като субект на Личните данни) или когато, по преценка на ДЮРА-ТАЙЛС, това е необходимо, за да може ДЮРА-ТАЙЛС да спази приложимото право или да изпълни своите задължения по закон или да отговори на искания или въпроси от компетентни надзорни органи.
- Защитени ли са Личните данни?
ДЮРА-ТАЙЛС осигурява и поддържа подходящи технически и организационни мерки за защита на Личните данни на Лицето срещу неправомерен достъп или незаконосъобразно използване на Личните данни и/или срещу тяхното инцидентно загубване, изменение, разкриване, достъп и/или повреждане или копиране. Тези мерки имат за цел да осигурят продължителна защита и неприкосновеност на Личните данни. ДЮРА-ТАЙЛС прави преоценка на мерките регулярно с цел постигане на постоянна сигурност на Личните данни.
- Какви са права на Лицето във връзка със защитата на Личните данни?
При условията на закона, Лицето има следните права във връзка със защитата на своите Лични данни:
- право на достъп до своите лични данни, които се обработват;
- право на коригиране на личните му/й данни, които се обработват;
- право на изтриване на личните му/й данни, които се обработват (право „да бъдеш забравен “);
- право на ограничаване на обработването на личните му/й данни, които се обработват; • право на преносимост на личните му/й данни, които се обработват;
- право на възражение срещу обработването на личните му/й данни; и
- право на жалба до Комисията за защита на личните данни.
Лицето може да пристъпи към упражняване на правата с писмено съобщение до ДЮРА-ТАЙЛС на посочените в началото контакти, с изключение на правото на жалба, което се упражнява пред Комисията за защита на личните данни.
- Какво става в случай на промяна?
В случай на съществена промяна в начина, по който ДЮРА-ТАЙЛС обработва Личните данни на Лицето, и/или във видовете Лични данни, които обработва, и/или в който и да е друг аспект на предмета на това уведомление, ДЮРА-ТАЙЛС ще уведоми Лицето за съответната промяна веднага, като даде на Лицето актуализирана версия на уведомлението.
Настоящото уведомление се прави от ДЮРА-ТАЙЛС до Лицето съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО.
ПОТВЪРЖДЕНИЕ НА ЛИЦЕТО
Долуподписаният/ата,
______________________________________________________________, като _______________________ (качество на Лицето спрямо Контрагента) получих екземпляр от горното уведомление, прочетох го и предоставих екземпляри от него за запознаване и на другите Лица, които имат отношение към сключването и изпълнението на договора/ поръчката от страна на _________________________ (името на Контрагента).
Разбирам съдържанието на този документ, приемам го за информация с ангажимент да го разясня и на другите Лица от _________________________ (името на Контрагента), като в потвърждение на това се подписвам:
_________________________ Дата:
____________________ [подпис на Лицето]